日程調整ツールとは
複数人の予定を合わせるとき、ひとりずつ「何日が空いていますか」と聞いて回ると、返事が返ってくるころには最初に聞いた人の予定が埋まっています。日程調整ツールは、候補の日時をこちらから並べて出し、全員に同じ画面で答えてもらうことでこの往復をなくすものです。
やりとりの形は決まっています。主催する人が候補を出す、参加する人が候補ごとに○△×をつける、集まった表を見ていちばん都合のいい日を選ぶ。このページのツールもその形です。
こんなときに使われています
- 社外との打ち合わせ：相手の予定はこちらからは見えません。候補を並べて選んでもらうのが、いちばん往復の少ないやり方です。
- 面接・面談：面接官が複数いると、全員の空きが重なる時間を探すことになります。候補ごとに誰が出られるかが一覧で見えます。
- 保護者会・PTA・習い事：連絡先を全員ぶん持っていなくても、リンクをひとつ回せば聞けます。
- 歓迎会・懇親会・飲み会：幹事が人数分の都合を集めるとき。回答する側に登録がないので、声をかけやすくなります。
- サークル・同窓会：久しぶりに連絡する相手ほど、アプリを入れてもらうのは難しいものです。
日程調整と予約ページ、どちらを使うか
似ているようで、向いている場面がはっきり違います。
- 日程調整（このツール）：相手が複数いて、全員の都合を突き合わせたいとき。会議、打ち合わせ、面談の候補出し、懇親会の日取りなど。誰かひとりの空き時間ではなく、重なりを探すのが目的です。
- 予約ページ：相手がひとりで、こちらの空いている時間から選んでほしいとき。面談の受付、体験レッスン、相談の申し込みなど。カレンダーとつないで空き時間だけを見せる形になります。
「参加者どうしの都合が合うか」が問題なら日程調整、「こちらの空きに入ってもらう」なら予約ページ、と考えると迷いません。SailLabはどちらも扱えます。社外の相手が複数いる場合の進め方は複数人の日程調整の記事で詳しく扱っています。
無料でできること、できないこと
このツールはアカウントを作らずに使えます。そのうえで、できる範囲ははっきり決まっています。
アカウントなしで使える範囲
候補日の作成／リンクの共有／回答の受付（5人まで）／結果の表示。作成した日程調整は1年間保存されます。
アカウントを作ると、次のことができるようになります。
- 回答できる人数の上限が上がります。無料のFreeプランで10人、有料プランは上限なしです。
- メールで招待を送れます。ひとりずつ専用のリンクが届き、誰がまだ答えていないかがわかります。
- 日程が決まったら、○と答えた人の予約をまとめて作成できます。
- 保存期限がなくなります。
プランごとの違いは料金ページにまとめています。無料のFreeプランのままでも、上の4つはすべて使えます。
アカウントなしで作ったものは、あとからそのまま自分のアカウントに移せます。リンクは変わらないので、すでに配ったリンクはそのまま使え、集まった回答も引き継がれます。
回答が集まりやすくする、3つのこと
候補は絞って出す。多ければ親切というものではありません。候補が数十個並ぶと、相手はどこから見ればいいかわからなくなります。まず現実的な範囲を数日ぶん出して、埋まらなければ広げるほうが早く決まります。
いつまでに答えてほしいかを書く。期限のない依頼は後回しにされます。タイトルか説明欄に「◯日までにお願いします」と一行入れるだけで返信の速さが変わります。
自分の回答も先に入れておく。主催する側の都合が入っていないと、参加者は「この候補は本当に空いているのか」を確かめられません。先に埋めておくと、そのぶん往復が減ります。
