採用通知メールの書き方：文例と、労働条件をメールで送るときのルール

最終面接を終えた候補者は、たいてい他の会社の選考も同時に進めています。転職希望者への調査では、ある回答者が「合否判定は早くほしい。私含め多くの人が、内定の遅い第一志望より早い第二・第三志望を選ぶと思います」と答えています。^[1]採用通知メールは、その比べられている最中に届く1通です。

この記事は、少人数の会社の経営者や、ひとりで採用を担当している人、アルバイトを採用する店長に向けたものです。採用通知メールに書く項目と文例に加えて、労働条件通知書をメールで送るときのルール、返事の期限と返信がないときの再送、送る前に防ぎたい失敗、入社前の面談の予約までを、1通の流れに沿って整理します。

採用通知メールが決めること

採用通知メールは、選考に通ったことを伝えるメールです。ただ、候補者がこのメールを読んで知りたいのは、結果だけではありません。いつまでに返事をすればよいのか、条件はどうなっているのか、次に何をすればよいのか。この3つが書かれていない採用通知は、受け取った側に次の問い合わせを書かせることになります。

早さが志望度を左右する

人材紹介会社のワークポートが、20〜40代の転職希望者520人に聞いた調査（2026年10月公表）では、印象や志望度が上がる企業の対応の1位が「連絡が早い」（65.8%）、2位が「選考理由など具体的なフィードバックをくれる」（62.5%）、3位が「日程調整がスムーズ」（58.8%）でした。^[1]

同じ調査では、40.8%が選考のスピードの遅さが原因で、選考を辞退したり志望度が下がったりした経験があると答えています。^[1]合否が社内で決まってからメールを送るまでの1日、2日の間にも、候補者は他社の結果を受け取っています。決まったら、その日のうちに送ることを基本にします。

採用通知と内定の違い

「採用通知」と「内定通知」は、実務ではほとんど同じ意味で使われています。違いが出るのは、新卒採用です。新卒では、正式な内定の前に「内々定」を出す慣行があり、内々定の連絡と、正式な内定の通知を分けて送ります。中途採用やアルバイトでは、採用通知がそのまま内定の通知になるのが一般的です。

注意したいのは、会社が採用を伝え、候補者が承諾した時点で、入社日を始期とする労働契約が成り立つと考えられていることです。メールで伝えたから軽い、ということにはなりません。だからこそ、条件は採用を伝えるときに一緒に示します。この点は次の章でくわしく見ます。

メールと電話

採用の連絡は、電話で先に伝え、同じ日にメールで送る会社が多くあります。電話は喜びが伝わりやすく、その場で質問にも答えられます。ただし電話だけでは、条件や期限が記録に残りません。電話はあくまで先触れで、正式な連絡はメールと考えておくと、言った言わないを防げます。

電話がつながらないときに、留守番電話に合否を残すのは避けます。「選考の結果についてご連絡しました。メールをお送りしましたのでご確認ください」とだけ残し、内容はメールで伝えます。では、そのメールに何を書くかです。

採用通知メールに入れる7つ

採用通知メールは、件名で用件がわかり、本文を読めば次にやることが決まる形にします。

件名

件名には、会社名と「選考結果」を入れます。候補者の受信箱には、他社からの連絡も並んでいるからです。

• 【株式会社〇〇】選考結果のご連絡
• 【株式会社〇〇】採用内定のご連絡（〇〇職）
• 【〇〇店】アルバイト採用のご連絡

件名に「内定」と書くかどうかは会社によって分かれますが、結果が件名でわかるほうが、候補者は開く前に心の準備ができます。不採用の場合は件名を「選考結果のご連絡」に統一し、件名では結果がわからないようにしている会社が多いので、採用の場合も同じ件名にそろえる方法もあります。

本文の7項目

入社手続きの細かい案内（年金手帳や口座の届け出など）は、承諾をもらってから別のメールで送ります。最初の1通に全部を入れると、肝心の結果と期限が埋もれてしまいます。

歓迎のひとこと

結果を伝えたあとに、面接のどこを評価したかを1文で添えます。前述の調査で2位だった「具体的なフィードバック」を、採用通知でも返す形です。「〇〇のご経験を、新しく立ち上げる〇〇の業務で生かしていただきたいと考えています」のように、面接で聞いた話と、入社後の仕事を結びつけます。

「優秀な方だと感じました」のような一般的な言葉は、他社の通知にも書いてあります。採用理由の伝え方や、条件の違いを先に伝える方法は、内定辞退を防ぐ記事でくわしく扱っています。7項目のうち、送り方にルールがあるのは4つ目の「条件」です。

労働条件通知書をメールで送るとき

採用通知メールそのものには、法律で決まった書式はありません。一方で、労働契約を結ぶときには、会社は労働条件を明示しなければならず、そのうち賃金や労働時間などの主な項目は、書面を渡して示すことが求められています（労働基準法 第15条第1項^[2]、同法施行規則 第5条^[3]）。

メールで送れる条件

労働基準法施行規則は、書面の交付を原則としたうえで、労働者が希望した場合に限って、FAXや電子メールなどで送ることを認めています。電子メール等の場合は、受け取った人がその記録を出力して書面を作れるものに限られます（第5条第4項）。^[3]

つまり、採用通知メールに労働条件通知書を添付して終わりにするには、候補者がメールでの受け取りを希望していることが前提です。実務では、次のどちらかの形にしておくと安心です。

• 最終面接のときに「条件の書面は、メールでお送りしてもよろしいですか」と聞き、希望を確かめておく
• 採用通知メールに「労働条件通知書をPDFでお送りします。郵送での受け取りをご希望の場合はお知らせください」と書き、郵送も選べるようにしておく

候補者の希望がわかるやり取り（返信のメールなど）は、残しておきます。メールでの受け取りを希望されなかった場合は、印刷して郵送するか、入社前の面談で手渡しします。

書く項目と「変更の範囲」

労働条件として明示する項目は、施行規則 第5条第1項に並んでいます。契約の期間、就業の場所と従事する業務、始業と終業の時刻、休日、賃金の決め方と支払いの時期、退職に関する事項などです。^[3]

就業の場所と業務については、入社後に変わりうる範囲（変更の範囲）まで書くことになっています（同項第1号の3）。^[3]求人票と違う条件で採用するときの示し方と合わせて、内定辞退を防ぐ記事で表にしています。採用通知メールの側では、「求人票から変わった点があります」と本文で一言触れ、添付の通知書で確かめてもらう形にします。

添付の形

添付するファイルは、PDFにして、ファイル名で中身がわかるようにします。WordやExcelのまま送ると、開く環境で表示が崩れたり、受け取った側が誤って書き換えたりすることがあります。

給与額の入ったファイルを送るときに何より大切なのは、宛先を正しく確かめることです（後の章で扱います）。ここからは、実際の文例です。

ケース別の文例

〔　〕の部分を入れ替えて使います。面接で評価した点の1文だけは、毎回その人のために書きます。

中途・正社員

件名：【株式会社〇〇】採用内定のご連絡（〔職種〕）

〔氏名〕様

株式会社〇〇 採用担当の〔担当者名〕です。
先日は最終面接にお越しいただき、ありがとうございました。

選考の結果、〔氏名〕様を〔職種〕（正社員）として
採用することに決まりました。
〔面接で評価した点と、入社後に任せたい仕事を1文で〕

労働条件通知書をPDFで添付しています。
求人票から変わった点は〔勤務地／業務内容など〕です。
郵送での受け取りをご希望の場合はお知らせください。

■ ご返事のお願い
〔10月21日（水）〕までに、このメールへのご返信で
入社のご意思をお知らせください。

■ 入社前の面談
条件のご説明と、ご質問にお答えする面談（45分・オンライン）を
設けています。下記からご都合のよい日時をお選びください。
〔予約ページのURL〕

ご不明な点は、下記までお気軽にお問い合わせください。
〔署名：会社名・担当者名・メール・電話番号〕

入社予定日は、通知書に書いたうえで、本文でも「入社日は〇月〇日を予定しています。ご都合が合わない場合はご相談ください」と触れておくと、現職の退職時期との調整が早く始まります。

アルバイト・パート

件名：【〇〇店】アルバイト採用のご連絡

〔氏名〕様

〇〇店の〔担当者名〕です。
先日は面接にお越しいただき、ありがとうございました。

一緒に働いていただきたく、採用のご連絡をいたします。
〔面接で評価した点を1文で〕

労働条件通知書（時給・勤務時間・休日など）を添付しています。
内容をご確認のうえ、〔10月16日（金）〕までに
このメールにご返信ください。

初出勤は〔日時〕を予定しています。
当日は〔持ち物〕をお持ちください。
最初のシフトのご相談は、ご返信のあとにご連絡します。

〔署名：店名・担当者名・電話番号〕

アルバイトの場合も、労働条件の書面による明示は同じように必要です。学生や副業の人は、メールよりも電話やショートメッセージのほうが早く読むことがあります。採用を電話で伝え、条件の書面はメールで送ってよいかをその電話で確かめる流れにすると、どちらも抜けません。

電話で伝えたあと

件名：【株式会社〇〇】お電話でお伝えした採用内定について

〔氏名〕様

本日はお電話でのご連絡に、お時間をいただきありがとうございました。
お伝えしたとおり、〔職種〕として採用いたします。

お電話でご了承いただいたとおり、労働条件通知書をPDFで添付しています。
〔電話でいただいたご質問〕については、〔回答〕です。

ご返事の期限は〔日付〕です。
入社前の面談は、下記からご予約ください。
〔予約ページのURL〕

〔署名〕

電話でメールでの受け取りを確かめた場合は、そのことを本文に書いておくと、希望を確かめた記録にもなります。文例を送ったあとに必要になるのが、返事の期限と再送です。

返事の期限と、返信がないとき

返事の期限を書かない採用通知は、候補者に「いつまでも待ってもらえる」と受け取られるか、逆に「急かされていない＝重視されていない」と受け取られます。期限は日付と曜日で書くのが基本です。

期限の決め方

中途採用では、通知から1週間前後を期限にする会社が多くあります。候補者が他社の結果を待っていることがわかっている場合は、その会社の結果が出る日を聞き、それに合わせて期限を設定する方法もあります。期限を短くしすぎると、候補者は比べる時間がないまま辞退を選ぶこともあります。

期限を延ばしてほしいと言われたら、理由を聞いたうえで、延ばせる日付をはっきり伝えます。「お待ちします」とだけ返すと、次の期限がなくなります。

再送の文例

期限の前日になっても返信がない場合は、催促ではなく確認の形で連絡します。

件名：Re:【株式会社〇〇】採用内定のご連絡（〔職種〕）

〔氏名〕様

株式会社〇〇の〔担当者名〕です。
〔10月14日〕にお送りした採用内定のご連絡は、届いておりますでしょうか。
迷惑メールのフォルダに入っている場合もあるため、念のためご連絡しました。

ご検討中のことや、条件でご不明な点があれば、
入社前の面談でもお電話でもお答えします。
〔予約ページのURL〕

〔署名〕

最初のメールが届いていない可能性を先に挙げると、相手は返事をしやすくなります。2回送っても返信がない場合は、電話で一度だけ確認します。

承諾の返信を受けたら

承諾の返信が届いたら、その日のうちにお礼と、入社までの予定を送ります。ここで初めて、入社手続きに必要な書類の案内を送ります。

• 承諾へのお礼と、入社日の確認
• 提出してほしい書類と期限
• 入社前の面談や、配属先との顔合わせの予定
• 入社までの連絡の頻度（「月に一度、こちらからご連絡します」など）

承諾から入社までの連絡の取り方は、内定辞退を防ぐ記事に書いています。次は、送る前に防ぎたい失敗です。

送る前に防ぎたい失敗

採用通知メールで起きる失敗の多くは、文面ではなく、宛先と数字と順番です。どれも、送ってしまってから取り消すのが難しいものです。

宛先と別の候補者

最も重い失敗は、別の候補者に採用通知を送ってしまうことです。同じ職種で複数の候補者を選考していると、メールの下書きを使い回したときに、宛名と宛先がずれることがあります。採用通知が届いたあとで「間違いでした」と伝えれば、その候補者の信頼は失われますし、内容によってはトラブルになりかねません。

• 宛先のアドレスと、本文の宛名と、添付ファイルの名前が同じ人かを、送信前に3点そろえて確かめる
• 複数の候補者に同じ文面を送るときも、BCCの一斉送信は使わず、1人ずつ送る
• 給与額の入った通知書は、他の候補者の名前のファイルが紛れていないかを確かめる

候補者の氏名や給与は個人情報です。誤って送った場合の対応は、不採用通知の記事の誤送信の章で扱っています。

金額と日付

本文に書いた入社日や返事の期限の曜日が違っていた、通知書の金額と面接で伝えた金額が違っていた。こうした食い違いは、候補者に「条件が変わったのでは」という不安を与えます。本文には金額を書かず、通知書を見てもらう形にすると、食い違いが起きる場所を1つに減らせます。

日付には必ず曜日を添え、カレンダーで確かめてから送ります。期限の日付と曜日がずれていると、どちらが正しいのかを問い合わせる手間を相手にかけます。

送る順番

同じ職種で、1人に採用、他の人に不採用を送る場合は、採用の承諾を受けてから不採用を送る順番にする会社があります。採用した人に辞退された場合に、次点の候補者に連絡する余地を残すためです。

ただし、不採用の連絡を長く止めておくと、待たされた候補者の印象は悪くなります。採用通知の返事の期限を短めに設定し、その期限が来たら不採用の連絡も送る、と日付を決めておくと、どちらの候補者も長く待たせずに済みます。最後に、入社前の面談の予約です。

入社前の面談を、メールから予約してもらう

採用通知メールに「入社前の面談」の予約方法を書いておくと、候補者は条件の疑問をその場で解消でき、会社は返事の期限の前に、もう一度話す機会を持てます。候補者に日時を選んでもらう形にすると、候補日を何往復もやり取りする必要がなくなります。前述の調査で3位だった「日程調整がスムーズ」にも、そのまま応えられます。

予約の仕組みに必要なこと

• 採用担当や配属先の社員のカレンダーと連携し、予定のある時間は予約を受けない
• 配属先の社員が同席する場合、その人の予定も空いている時間だけを出す
• 候補者が仕事を終えたあとの時間（18時以降など）も、枠として出せる
• オンラインなら、会議のURLが予約と同時に発行される
• 前日にリマインドのメールが届き、候補者が日時の変更やキャンセルを自分でできる

SailLab（セイルラボ）

以下では、こうした面談の予約ページを作れるツールの一例として、SailLab を取り上げます。

SailLab は、予約ページ・カレンダー連携・Web会議URL発行・リマインドメールを1つにまとめた国産の予約システムです。

• 「入社前の面談（45分）」のように面談ごとに予約ページを作り、受け付ける時間帯を決めておけます。Googleカレンダーや Microsoft のカレンダーと連携し、予定のある時間は予約を受けません
• 同じ組織のメンバーを、必ず同席する人として加えると、全員が空いている時間だけが表示されます
• Zoom、Google Meet、Microsoft Teams の会議URLが予約ごとに発行され、確認メールで候補者に届きます
• リマインドのメールを時間を決めて自動で送れ、日時の変更とキャンセルのリンクがメールに入ります。予約フォームに「事前に聞きたいこと」などの質問を加えることもできます

採用での使い方は採用チーム向けのページで紹介しています。料金は料金ページで確認できます。面接の日程調整メールの書き方は面接の日程調整メールの記事にまとめています。

できないこと

できないことも書いておきます。採用通知メールそのものを送ったり、労働条件通知書を作ったり、電子署名で承諾を受け取ったりする機能はありません。採用通知は自分のメールソフトから送り、本文に予約ページのURLを貼る使い方になります。

候補者の選考状況を管理する機能（ATS）もないため、誰にどの段階の連絡を送ったかは、自社の管理表で追います。通知はメールだけで、LINEやSMSには対応していません。

送信前の確認リスト

採用通知メールを送る前に、この10項目を上から確かめます。

このうち6と7は、文面の良し悪しではなく、労働条件の明示のルールに関わる項目です。まずは自社の採用通知のひな形を開いて、10項目のうち抜けているものを書き足すところから始めてみてください。入社前の面談の予約ページを試しに作ってみる場合は、無料アカウントから作成できます。クレジットカード登録は不要です。