アポイントメールに返事が来ないのは、会う理由が見えないから

アポイントのお願いを何通送っても、返事が来ない。件名も敬語も例文どおりに書いているのに、と感じている人は少なくないはずです。会社員300人に聞いた調査では、返信しないメールがある理由の1位は「メルマガや営業メールなど返信が求められる内容ではないため」（61.9%）でした。^[1]読まれていないのではなく、読んだうえで「返さなくてよいメール」に分けられているのです。

この記事は、名刺を交換した相手や紹介された相手、まだ会ったことのない相手に、最初の打ち合わせをお願いするメールの書き方をまとめたものです。送ってよい相手かどうかの線引きから始め、返事が来ない理由、メールの組み立て、知り合い方ごとの例文、最初のメールに予約リンクを入れるかどうかまでを順に扱います。

営業の進め方は、営業・採用チーム向けリソース集にもまとめています。

送る前に：その人にメールを送ってよいか

アポイントメールの解説で見落とされがちなのが、そもそもその人に営業のメールを送ってよいかという点です。検索結果の上位5記事を読んだ範囲では、この点に触れたものはありませんでした。サービスの案内を目的とするメールには、相手が会社であっても法律のルールがかかります。

営業のメールにかかる法律

特定電子メール法は、広告や宣伝のために送るメールについて、送ってよい相手を次の4つに限っています（第3条）。^[2]

アポイントのお願いのメールでも、サービスを紹介し、打ち合わせを申し込むものであれば、この広告や宣伝のメールに当たると考えておくのが安全です。判断に迷う相手には送らないか、先に同意を得る方法を選びます。ここで書いたのは法律の大枠なので、迷う場面では弁護士などに相談して決めます。

名刺を交換した相手、紹介された相手

2つ目の「自分のアドレスを知らせてくれた人」について、施行規則は知らせ方を書面と定めています（施行規則第2条）。^[3]アドレスが印刷された名刺を受け取った相手は、ここに当たります。展示会や交流会で名刺を交換した人に、後日アポイントのメールを送れるのはこのためです。

紹介された相手は、紹介者からアドレスを聞いただけでは、本人がこちらに知らせたことにはなりません。紹介者から本人に「連絡してよいか」を確かめてもらうか、紹介者を宛先やCCに入れて、本人の了解のもとで送ります。人に紹介されたという関係を守るうえでも、この一手間は役に立ちます。

送らないほうがよい相手と、必ず書くこと

会社のサイトに載っているアドレスでも、そのそばに「営業目的のメールはお断りします」といった文言が載っている場合は、4つ目の相手には当たりません（施行規則第3条）。^[3]名簿業者から買ったリストのように、アドレスの出どころが分からない相手は、どれにも当たらないことが多いと考えておきます。

送ってよい相手にも、メールには送信者の氏名や名称と、受信を断る連絡を受けるためのアドレスなどを表示する決まりがあります（第4条）。^[2]署名に会社名、氏名、連絡先を入れ、「今後のご案内が不要な場合はお知らせください」の一文を添えておけば、相手も断りやすくなります。案内のメールを続けて送る場合の同意の取り方と記録の残し方は、インサイドセールスの立ち上げの記事で、総務省の資料をもとに整理しています。送れる相手だと分かったら、次はなぜ返事が来ないのかを見ていきます。

返事が来ないのは、営業メールに見えるから

アポイントメールに返事が来ない理由は、文面の細かい言い回しよりも手前にあります。受け取った瞬間に「よくある営業メール」に分けられると、どれだけ丁寧に書いても返事は来ません。

返信しない理由の1位

Oneboxが20〜59歳の会社員300人に聞いた調査（2024年10月）では、返信しないメールがある理由の1位が「メルマガや営業メールなど返信が求められる内容ではないため」で、61.9%でした。^[1]営業のメールは、返事をしなくても失礼に当たらないメールとして扱われています。

日本ビジネスメール協会の調査では、ビジネスパーソンが1日に受け取るメールは平均46.49通でした。^[4]その中から、自分宛てに書かれたと分かるメールだけが開かれ、返事をもらえます。

一斉送信に見えるメールの特徴

どれも、相手のことを書いているか、自分のことを書いているかの違いです。左の列のメールは、送る側には丁寧に見えても、受け取る側にはほかの会社から届くメールと区別がつきません。

会う理由は、相手の言葉から作る

名刺交換や展示会で少しでも話した相手なら、その場で相手が口にした困りごとが一番の材料です。「月末の集計に3日かかっている」と言われたなら、メールの本題はそれだけで足ります。相手が自分で言ったことを書かれたメールは、営業メールの山から外れます。

話したことのない相手には、相手の会社の最近の出来事を一つ調べて書きます。新しい拠点を開いた、採用を増やしている、といった公表されている事実です。調べた事実と、自分が役に立てることを一文でつなげます。では、何をどの順番で書けばよいのでしょうか。

アポイントメールの組み立て

アポイントメールは、件名、書き出し、会う理由、お願いすること、結びと署名でできています。全体で10〜15行に収まると、スマートフォンでも一画面で読めます。

件名

件名には、何のメールか、誰からかに加えて、相手が自分宛てだと分かる言葉を一つ入れます。

• 【〇〇展でのお礼】集計の効率化についてのご相談（株式会社△△・中川）
• 〇〇様のご紹介でご連絡しました（株式会社△△・中川）
• 先日の資料請求の件で、20分のご説明のお願い（株式会社△△）

「ご挨拶」「ご案内」だけの件名は、開く前に営業メールと判断されます。紹介者の名前や知り合った場所は、件名の前半に置くと一覧で切れずに見えます。

書き出し：どこで知り合ったか

最初の2行で、自分が誰で、どうしてこのアドレスを知っているかを書きます。名刺交換なら日付と場所、紹介なら紹介者の名前、問い合わせのあとなら何を申し込んでくれたかです。ここが曖昧なメールは、受け取った側に「どこでアドレスを手に入れたのか」という警戒を残します。

自社の紹介は、この時点では一行で十分です。会社の歴史や実績を並べるのは、会ってからで間に合います。

会う理由と、会う時間の小ささ

本題は、相手の困りごとと、自分が役に立てることを一つずつ書きます。次に、会う時間と形式を具体的に書きます。「一度ご挨拶に伺いたく」よりも、「オンラインで20分、ほかの会社での進め方を画面でお見せします」のほうが、相手は時間を差し出す判断がしやすくなります。

最初の打ち合わせは、相手の負担が小さいほど受けてもらいやすくなります。60分の訪問より20〜30分のオンライン、提案より情報提供、という順に小さくしていきます。何を決める場なのかも書いておくと、当日の最初の10分を説明に使わずに済みます。

結びと署名

結びには、日程の決め方と、断ってよいことを書きます。「ご関心がなければ、お返事は不要です」の一文は、相手が返事をしない理由を一つ減らします。断りの返信を書く手間が要らなくなるので、関心がある人からの返事が届きやすくなります。

署名には会社名、氏名、電話番号、メールアドレスを入れます。前の章で見た表示の決まりのとおり、今後の案内が不要な場合の連絡先もここで分かるようにしておきます。組み立てが決まったら、知り合い方ごとの例文にしていきます。

会ったことがある相手への例文

一度でも会ったことがある相手には、会った場面を書き出しに置くだけで、メールの印象が大きく変わります。〇〇の部分は、実際の内容に置き換えてください。

名刺交換・展示会のあと

展示会のあとは、同じ日に多くの会社からメールが届きます。会話の中身を一つ書くことが、その中から自分のメールを見つけてもらう一番の方法です。名刺に会話のメモを書いておくか、交換した直後にスマートフォンに残しておくと、メールを書くときに困りません。

紹介を受けたとき

紹介者をCCに入れると、受け取った人は「本当に紹介されたのか」を確かめずに済みます。返事が来たら、紹介者にお礼を一言送り、CCから外すのが一般的な流れです。

資料請求・問い合わせのあと

資料請求や問い合わせのあとに送るメールは、相手が自分から動いたあとなので、返事が来やすい場面です。何を請求してくれたかを書き、資料を読んだあとに出てきそうな疑問に答える時間として打ち合わせを提案します。

問い合わせへの返事は、早いほど相手の関心が残っています。協会の調査で、6割を超える人が24時間以内に返信がないと遅いと感じていたことも参考になります。^[4]次は、まだ会ったことのない相手と、立場の違う相手への例文です。

会ったことがない相手、役員、既存のお客様への例文

会ったことのない相手には、なぜあなたに連絡したのかを、相手の会社の事実から書きます。役員宛てと既存のお客様宛ては、それぞれ書き方の重心が変わります。

面識のない相手

面識のない相手には、この例文のように候補の期間を書いて返事をもらう形のほうが、後で見る理由から無難です。宛先のアドレスが、前の章で見た「送ってよい相手」に当たるかも確かめてから送ります。

社長・役員

役員宛てのメールは、短く、結論を先に書きます。役員は読む時間が短く、秘書や担当者が先に目を通すこともあります。何について、何分、誰と話したいかを最初の3行に入れ、詳しい説明は担当者向けに別に用意します。

「担当の方をご紹介いただける場合は」と添えておくと、役員本人が時間を取れなくても、話が止まりません。

既存のお客様への追加の提案

すでに取引のある相手には、取引の中で見えている事実から書き始めます。「この半年で、予約の件数が月200件を超えるようになりました」のように、相手のいまの状況に合わせた提案であることが伝われば、営業メールに分けられることはまずありません。

既存のお客様には、いつもの担当者に送るのが基本です。別の部署に提案したい場合は、いつもの担当者に紹介をお願いするところから始めます。どの例文にも残るのが、日程の決め方です。

最初のメールに予約リンクを入れるか

最初のアポイントメールに予約リンクを入れるかどうかは、意見がはっきり分かれます。会ったことのある相手か、まだ会ったことのない相手かで、受け取られ方が大きく変わる点が分かれ目です。

嫌だと感じる人の理由

上場企業で採用や教育研修を担当するあらけんさんは、Xで「やっぱり面識ないのにアポで日程調整ツール入れてくるの嫌だわ！」と書いています。^[5]同じ投稿では、選べる枠が早朝しかなかったことにも不満を書いています。一人社長でセールスとマーケティングの支援をするみおさんも、同じ日に「日程調整ツールってなんだか失礼ですよね。私も好きじゃないです。」と書いています。^[6]

二人が問題にしているのは、面識のない相手が、こちらに予定を合わせることを前提にしていることと、選べる枠が相手の都合を考えていないことです。リンクの仕組みそのものより、送り方と出している枠への反応だと読めます。

便利だと感じる人の理由

行政書士のまなちゃまさんは、「むしろ日程調整ツール使ってくれたほうがURL発行してくれて前日リマインドがメールに届いてカレンダー登録してくれるので助かりゅ」と書いています。^[7]日時を決めたあとの手間まで減ることを、便利さとして受け取っている人もいます。

HR Techのセールスイネーブルメントを手がけるしぶさんは、候補日を送って返した時間が埋まっていた、という往復よりリンクのほうが親切ではないかと書きつつ、「候補日程を書き出せる日程調整ツール使って文面に列挙しつつ「調整ツールはこちら」あたりが落とし所ですかね…」と結んでいます。^[8]BtoBのコンテンツ設計を手がける武田俊一郎さんは、問い合わせから初回商談までに相手が見るものを並べると、「日程調整ツールの案内文のように、自分では文面を確認していないものが混ざっていることがあります。」と指摘しています。^[9]リンクを使うなら、その先のページに何が書いてあるかまで、自分の文章として整えておく必要があります。

関係ごとの使い分け

候補日を書くか、リンクを送るかで、日程が決まるまでのメールの数も変わります。候補を3件書いて合わなかった場合、もう一度候補を聞いて、決まった日時を確かめるまでに少なくとも2通が増えます。1通ごとに1営業日かかるとすると、最初の打ち合わせは2〜3営業日遅れます。相手が自分から動いた場面ほどリンクが向き、面識のない相手ほど候補の期間を書く形が向くと考えると、使い分けを迷いにくくなります。メールを送ったあとのことも見ておきます。

送ったあと：返事が来ないとき、日程が決まったとき

アポイントメールは、送ったあとの1〜2通で結果が変わります。何回まで追うかを先に決めておくと、相手にも自分にも負担が残りません。

返事が来ないとき

1週間たっても返事がない場合は、前のメールへの返信の形で、短い確認を一度だけ送ります。内容は前回の要点を2行と、「ご関心がなければ、このメールで最後にします」の一文です。最後と書かれたメールに返事が来ることは少なくありません。2回送って返事がなければ、それ以上は送らないと決めておきます。相手から案内が不要だと連絡があった場合は、その後の案内のメールも送りません。

日程が決まったら

日程が決まったら、日時、所要時間、オンラインならURL、対面なら場所と訪問する人数を一通の確定メールにまとめます。前日には、短いリマインドを送ります。確定メールとリマインドの文面は、日程調整メールの例文の記事と予約確認メールの記事で扱っています。

打ち合わせが終わったら、その日のうちにお礼のメールを送り、次の打ち合わせまで決めます。書き方は商談のお礼メールの記事にまとめました。最初の打ち合わせを予約ページで受ける場合に、何が要るかも整理しておきます。

最初の打ち合わせを予約ページで受ける

予約リンクを送るなら、リンクの先のページが最初の打ち合わせの案内そのものになります。武田さんの指摘のとおり、ページに何が書いてあるかを、メールの本文と同じように整えます。

予約ページに必要なこと

• 打ち合わせの名前と、何を決める場か（「集計の効率化の進め方を20分でご紹介」）
• 所要時間、オンラインか対面か
• 相手の勤務時間の中で、こちらが確実に出られる枠だけを出す
• 予約と同時に会議のURLが届き、前日にリマインドが届く
• 会社名や、当日話したいことを予約のときに書いてもらえる

SailLab（セイルラボ）

以下では、こうした予約ページを作れるツールの一例として、SailLab を取り上げます。

SailLab は、予約ページ・カレンダー連携・Web会議のURL発行・リマインドメールを1つにまとめた国産の予約システムです。

• 打ち合わせの種類ごとに予約ページを作り、説明文、所要時間、受け付ける時間帯を決めておけます。GoogleカレンダーやMicrosoftのカレンダーと連携し、予定のある時間は出しません
• 予約ページごとに受付フォームを付け、会社名や当日話したいことを予約と一緒に聞けます
• Zoom、Google Meet、Microsoft Teamsの会議URLが予約ごとに発行され、確認メールで届きます。前日のリマインドも自動で送れます
• 空いている時間を3日分ほど文字にしてコピーする機能があり、メールの本文に候補を並べてから予約ページのURLを添える使い方もできます

営業での使い方は営業チーム向けのページで紹介しています。料金は料金ページで確認できます。

できないこと

できないことも書いておきます。アポイントメールを一斉に送ったり、送ったメールの開封を追いかけたりする機能はありません。メールは自分のメールソフトから一通ずつ送り、本文に予約ページのURLを貼る使い方になります。

通知はメールだけで、LINEやSMSには対応していません。営業メールの送信先リストを管理する機能もないため、案内への同意の記録は、自分の顧客管理の表などに残しておきます。最後に、次に人と会う機会の前に用意しておくことを3つ挙げます。

次の展示会や交流会の前に用意しておく3つ

アポイントメールの多くは、名刺を交換したあとの数日で書くことになります。その場になってから考えるより、会う前に用意しておくほうが、早く、相手に合ったメールを送れます。

1. 名刺に会話のメモを残す仕組み。交換した直後に、相手が話した困りごとを一言、名刺の裏かスマートフォンに書きます。メールの書き出しと本題は、このメモからできます。
2. 最初の打ち合わせの予約ページ。20〜30分、オンライン、何を決める場かを書いたページを作り、相手の勤務時間の中の枠だけを出しておきます。面識のない相手には使わず、話した相手に添えます。
3. 送ってよい相手のリスト。名刺を交換した相手、資料請求をくれた相手など、どこでアドレスを受け取ったかを日付と一緒に残します。案内が不要と言われた相手もここに書きます。

この3つがそろっていれば、展示会の翌日に、一人ずつ違う書き出しのアポイントメールを送れます。最初の打ち合わせの予約ページを作ってみる場合は、無料アカウントから作成できます。クレジットカード登録は不要です。